Weihnachtsfeiern = Banketts. Das bedeutet für viele Gastronomen endlose Abklärungen, Sonderwünsche und viel Arbeit. Wir wissen wovon wir reden, denn wir haben das in unserem Crowdfunding-Restaurant "Wirtschaft zum Franz" selber erlebt (das war, bevor wir mit aleno ein neues Reservierungssystem entwickelt haben).
1. Standardisiere dein Bankett-Angebot
Gegen die Fragenflut bei Bankett-Anfragen hilft nur eins: Ein einfaches, standardisiertes, schriftliches Angebot, das von den Menü-Varianten, über die Preise und Vertragsbedingungen bis zu den Fristen für definitive Zusagen alles enthält. Der Kunde kann all seine Fragen selbst beantworten und eine Auswahl alleine treffen, was deinen Aufwand für Mails und Telefonate erheblich reduziert.
2. Publiziere und promote dein Bankett-Angebot online
Biete auf deiner Webseite ein standardisiertes Angebot für Banketts und promote dein Angebot auf allen Kanälen. Zum Beispiel via Newsletter, Facebook oder Instagram. So erreichst du mehr Interessenten, ohne dass deine Telefone heiss laufen.
3. Automatisiere Bankett-Anfragen
Clevere Reservierungssysteme können auch Gruppenanfragen annehmen, den gewünschten Termin provisorisch reservieren und automatisch antworten. Die E-Mail-Vorlage für automatische Antworten sollte dabei den Link zum standardisierten Bankett-Angebot sowie Hinweise zum weiteren Verlauf und Fristen enthalten. Du und deine Kunden sind so zeitnah und umfassend über den Anlass und das Angebot informiert. Und das ganz ohne Telefonate und individuelle E-Mails.
4. Wähle frühe Fristen
Banketts verheissen zwar einen hohen Umsatz, bergen aber auch ein hohes Risiko. Bei kurzfristigen Absagen oder nicht erfolgten Zusagen bleiben die zahlreich freiwerdenden Plätze oft leer. Ein finanzielles Fiasko. Wähle daher frühe Fristen. Bankett-Anfragen und eine schriftliche Zusage sollten spätestens 5 Tage im Voraus erfolgen.
5. Kommuniziere über dein Reservierungssystem
Ganz ohne Telefonate und individuelle E-Mails wird es dennoch oft nicht gehen. Trotzdem ist es eine enorme Zeitersparnis, wenn du die Kommunikation direkt im Reservierungssystem abwickelst. So sind die Absprachen zum Bankett gut dokumentiert. Alle Mitarbeiter sind mit einem Klick auf dem aktuellen Stand und können reibungslos übernehmen und weiterhelfen.
Und so funktioniert es mit dem Reservations-System von aleno:
In diesem HowTo hier zeigen wir dir, wie du in aleno Gruppenanfragen automatisieren und so viel Zeit sparen kannst.
Damit du Gruppenanfragen effizient bearbeiten und automatisieren kannst, benötigst du ein schriftliches, standardisiertes Angebot für Gruppen mit allen wichtigen Informationen wie Menü-Varianten, Preisen, Fristen und vertraglichen Bedingungen. Dieses Angebot stellst du deinen Gästen als PDF oder Formular online zur Verfügung, z.B. auf deiner Webpage, via Dropbox oder GoogleDrive.
Gehe in aleno zu Menü -> Einstellungen -> E-Mail -> Gruppenanfragen. Wenn du Gruppenanfragen in aleno aktivierst, dann wird die angezeigte E-Mail bei einer Anfrage automatisch an den Gast versendet. Passe die E-Mail-Vorlage an deine Bedürfnisse und deinen Stil an. Dein Text sollte dabei den Link zu deinem standardisierten Angebot für Gruppen sowie Hinweise zum weiteren Vorgehen sowie Fristen enthalten.
Die Einstellungen für Gruppenanfragen kannst du für jede Schicht separat vornehmen, z.B. wenn du nur in der Abendschicht Gruppen empfangen möchtest. Die Gruppenanfragen kannst du über Menü -> Einstellungen -> Schichten -> Spezifische Schicht -> Gruppenanfragen bearbeiten, aktivieren und deaktivieren.
Gruppenanfragen kannst du über viele Parameter an deine Rahmenbedingungen anpassen. Zunächst wählst du die Mindestanzahl Gäste für dein Bankett-Angebot, danach die maximale Anzahl Gäste, die du als Gruppe bewirten möchtest. Dabei solltest du darauf achten, das zwischen a la Carte- und Gruppenreservationen keine Lücken klaffen.
aleno-Kunden nehmen Standardreservationen häufig bis 10 Personen entgegen, Gruppenanfragen für 11-30 Personen. Im Beispiel werden Reservationen mit weniger als 11 Gästen in aleno entsprechend als Standardreservation verarbeitet.
Online-Reservationsanfragen für mehr als 30 Gäste werden dann hingegen nicht entgegengenommen, wobei der Gast automatisch den entsprechenden Hinweis erhält.
Je nach Restaurant stossen Küche und Service bei mehreren gleichzeitigen Banketts schnell an Grenzen. In aleno kannst du daher auch einstellen, wie viele Gruppen du maximal per Schicht bewirten möchtest. Wenn du hier eine 3 einträgst, dann werden in aleno keine Gruppenanfragen mehr entgegengenommen, wenn bereits 3 Bankette geplant sind.
Banketts stellen zwar einen hohen Umsatz in Aussicht, benötigen jedoch einigen Vorlauf und bergen zudem das Risiko kurzfristiger Absagen oder ausbleibender Zusagen. Die freiwerdenden Plätze lassen sich kaum mehr füllen. In aleno kannst du daher angeben, bis wieviele Tage vor dem gewünschten Bankett-Termin du Gruppenanfragen entgegennehmen möchtest. Trägst du z.B. eine 5 ein, dann wird eine Gruppenanfrage online nur entgegengenommen, wenn sie 5 Tage oder mehr im Voraus erfolgt.
Nun kannst du noch im Feld “Kategorie für Gruppenanfragen” einen Begriff, z.B. “Bankett”, eintragen. Über die Suchfunktion und diesen Begriff kannst du dir dann alle vergangenen und künftigen Gruppenanfragen schnell und einfach in aleno bzw. den Reports anzeigen lassen. So hast du einen besseren Überblick und kannst die Kontaktpersonen der Gruppenanfragen auswählen, gezielt anschreiben und früh für dein Restaurant gewinnen, z.B. kannst du so im Folgejahr ein besonderes Weihnachtsbankett promoten.
Wir wünschen dir ein volles Haus und ein gutes Weihnachtstgeschäft!
