Hohe Auslastung, hohe Erwartungen. Wie lassen sich Gruppenanfragen und -Reservierungen am besten handhaben, damit die Kasse stimmt und die Gäste zufrieden sind?
Weihnachtszeit. Dinner for One im TV. Dinner for Groups im Restaurant. Die Gäste kommen in Scharen, noch dazu gleichzeitig - und das, wo die Weihnachtszeit doch beschaulich, eine warme und entspannte Atmosphäre Teil des Angebots sein soll. Nicht anders ist es an anderen Festtagen und Feiern.
Die 5 wichtigsten Tipps, damit der Aufwand und das finanzielle Risiko bei Gäste-Gruppen von der Anfrage bis zur Zahlung reduziert werden kann und die Kasse klingelt.
1. Gruppen-Anfragen: Standards statt Sonderwünsche
Die Belegschaft einer Firma ist in Sachen Ernährung vielseitig und entsprechend anspruchsvoll. Man kann nicht jedes Pfefferkorn vor dem Mahlen bestätigen lassen, nicht jede Leidenschaft erfüllen.
In der Gruppe geht es aber auch nicht darum. Angesagt ist der Kompromiss und eine entsprechende Auswahl an Speisen, die sowohl für grössere Gruppen in höchster Qualität zubereitet werden kann, also auch den Grundbedürfnissen der Gäste entspricht. Meint: Fleisch, Vegi oder Vegan sowie die Berücksichtigung von Nahrungsmittelunverträglichkeiten.
Bei Gruppen-Anfragen sollten also nicht einfach die Speisekarte, sondern standardisierte Menü-Vorschläge zur Auswahl vorgelegt werden, inklusive der allgemeinen Geschäftsbedingungen wie Fristen für definitive Zusagen. Allein das reduziert den Aufwand für E-Mails und Telefongespräche erheblich.
2. Promotion: online
Mehr Gäste erreichst du nur, wenn du das Gruppen-Angebot online auf Kanälen zeigst, z.B. via Website, Newsletter, Facebook oder Instagram. Mit aleno kann dem Angebot gleich ein Buchen-Button hinzugefügt werden.
Interessenten können sich so bereits informieren, bevor sie Kontakt mit dir aufnehmen. Auch das reduziert deinen Aufwand erheblich.
3. Gruppen-Anfragen: Automatisieren
Liegt ein standardisiertes Angebot inklusive aller Bedingungen online vor, dann kann die Gruppen-Anfrage auch automatisiert angenommen und beantwortet werden.
Mit dem Reservation Management System aleno können Gruppenanfragen exakt nach den Bedürfnissen des Restaurants automatisiert (provisorisch oder fix) angenommen und automatisiert bearbeitet werden.
Zu aleno:
aleno ist die smarte Restaurant-Software für Reservierung, modernes Gästemanagement und Marketing. Mit messbarem Erfolg. Bessere Planung, mehr Gewinn, maximale Kundenzufriedenheit. Einfach direkt eine Online-Demo buchen. Kein Blabla, sondern individuelle und auf deinen Betrieb zugeschnittene Infos.
Die Gäste erhalten zeitnah alle Informationen, die sie benötigen. Sie können so intern bis zu Frist alle Entscheidungen fällen und dann via Reservierung-Link die genaue Anzahl der Menüs festlegen und später die Reservation bestätigen oder stornieren. Und das ganz ohne Telefonate und individuelle E-Mails.
Restaurants, die ausschliesslich fixe Menüs anbieten, können die Gruppen-Anfragen sogar noch weiter vereinfachen und mit aleno schon bei der Reservierung Anzahl der jeweiligen Menüs - z.B. Fleisch, Fisch, Vegetarisch - erfassen.
Wenn aleno Payments aktiviert ist, kann mit der Reservierung auch eine Vorabzahlung verlangt werden. Das erhöht die Verbindlichkeit seitens der Gäste, die Planbarkeit seitens des Restaurants oder Hotels und minimiert das finanzielle Risiko durch No-Shows.
4. Fristen: Je früher, desto besser
Gruppen bringen zwar einen hohen Umsatz, allerdings auch ein hohes Risiko mit sich. Bei kurzfristigen Absagen oder nicht erfolgten Zusagen bleiben die zahlreich freiwerdenden Plätze oft leer. Ein finanzielles Fiasko, dass sich durch frühe Fristen vermeiden lässt.
Grundsätzlich sollten Anfragen spätestens innerhalb von zwei Wochen, jedoch mindestens 5 Tage vor Reservierungstermin bestätigt oder storniert werden.
Wie lange im Voraus Gruppenreservierungen angenommen bzw. bestätig werden müssen, kann in aleno frei gewählt werden.
5. Kommunikation: Über das Reservierungssystem
Ganz ohne persönliche E-Mails und Telefonate wird es dennoch oft nicht gehen. Diese sollten direkt aus dem Reservierungssystem heraus getätigt werden. Die Absprachen zum Bankett sind somit lückenlos in aleno dokumentiert und für alle Mitarbeiter*innen einsehbar, was einen reibungslosen Ablauf am Anlass und die Einhaltung aller Absprachen garantiert.
Einfacher mit aleno
Mit der Restaurant Software aleno können Gruppenanfragen automatisiert und damit viel Zeit gespart werden. So gehts:
Um Gruppenanfragen effizient bearbeiten und automatisieren zu können, ist ein schriftliches, standardisiertes Angebot für Gruppen mit allen wichtigen Informationen wie Menü-Varianten, Preisen, Fristen und vertraglichen Bedingungen zwingend. Dieses Angebot sollte den Gästen als PDF oder Formular online zur Verfügung gestellt werden, z.B. auf der Webpage, via Dropbox oder GoogleDrive.
Die Einstellung für automatisierte Gruppenanfragen finden sich in aleno unter folgendem Pfad: Menü -> Einstellungen -> E-Mail -> Gruppenanfragen. Sobald Gruppenanfragen in aleno aktiviert sind, wird die angezeigte E-Mail bei einer Anfrage automatisch an den Gast versendet. Die E-Mail-Vorlage kann individuell an die Bedürfnisse und den Stil des Restaurants angepasst werden. Der Text sollte dabei den Link zu dem standardisierten Angebot für Gruppen, Hinweise zum weiteren Vorgehen sowie Fristen enthalten.
Die Einstellungen für Gruppenanfragen können in aleno für jede Schicht separat vorgenommen werden, z.B. wenn nur in der Abendschicht Gruppen empfangen werden. Die Gruppenanfragen können über Menü -> Einstellungen -> Schichten -> Spezifische Schicht -> Gruppenanfragen bearbeitet, aktiviert und deaktiviert werden.
Gruppenanfragen lassen sich über viele Parameter an die Rahmenbedingungen anpassen. Zunächst ist die Mindestanzahl Gäste für ein Bankett-Angebot auszuwählen, danach die maximale Anzahl Gäste für eine Gruppe Dabei ist darauf zu achten, dass zwischen à la Carte- und Gruppenreservationen keine Lücken klaffen.
aleno-Kund*innen nehmen Standardreservationen häufig für bis zu 10 Personen entgegen, Gruppenanfragen für 11-30 Personen. Im Beispiel werden Reservationen mit weniger als 11 Gästen in aleno entsprechend als Standardreservation verarbeitet.
Online-Reservationsanfragen für mehr als 30 Gäste werden dann hingegen nicht entgegengenommen, wobei der Gast automatisch den entsprechenden Hinweis erhält.
Je nach Restaurant stossen Küche und Service bei mehreren gleichzeitigen Banketts schnell an Grenzen. In aleno kann daher auch die maximale Anzahl an Gruppen per Schicht definiert werden. Wenn hier eine 3 eingetragen wird, dann werden in aleno keine Gruppenanfragen mehr entgegengenommen, wenn bereits 3 Bankette an diesem Abend geplant sind.
Banketts stellen zwar einen hohen Umsatz in Aussicht, benötigen jedoch einigen Vorlauf und bergen zudem das Risiko kurzfristiger Absagen oder ausbleibender Zusagen. Die freiwerdenden Plätze lassen sich kaum mehr füllen. In aleno kannst daher angeben werden, bis wieviele Tage vor dem gewünschten Bankett-Termin Gruppenanfragen entgegengenommen werden. Wird eine 5 eingetragen, dann wird eine Gruppenanfrage online nur entgegengenommen, wenn sie 5 Tage oder mehr im Voraus erfolgt.
Nun kannst noch im Feld «Kategorie für Gruppenanfragen» einen Begriff, z.B. «Bankett», eintragen werden. Über die Suchfunktion und diesen Begriff lassen sich dann alle vergangenen und künftigen Gruppenanfragen schnell und einfach in aleno bzw. den Reports anzeigen. So haben alle Mitarbeiter*innen einen besseren Überblick und können die Kontaktpersonen der Gruppenanfragen auswählen, gezielt anschreiben und früh für das Restaurant (wieder-) gewinnen, z.B. um im Folgejahr ein besonderes Weihnachtsbankett zu promoten.
Für die automatisierte Vorabbestellung und ggf. Vorauszahlung gehe dazu
Menü -> Einstellungen -> Schichten > die entsprechende Schicht auswählen -> Abfragen--> Abfragen bearbeiten
Hier kann nun definiert werden, welche Informationen bei der Reservation zusätzlich abgefragt werden soll, z.B. wie viele Fleisch, Fisch oder vegetarische Menüs bestellt werden sowie auch Kreditkarten-Daten für die Zahlung oder zur Absicherung gegen No-Shows.
Bei der Reservation kann der Gast dann gleich die Anzahl Menüs auswählen - und sofern aleno Payments aktiviert ist - auch gleich bezahlen.
Damit gewährleistet man einen reibungslosen Ablauf der Bankett-Anfragen und des Events selbst. Die Vorabzahlung sichert zudem gegen das finanzielle Risiko von No-Shows ab. No-Show-Gebühren müssen allerdings klipp und klar vorab in den AGB für Banketts kommuniziert werden.
Und dann steht einem schönen, entspannten Fest mit reibungslosen Ablauf und ohne finanzielle Überraschungen nichts mehr im Weg.
