Welches Kassensystem passt zu deinem Betrieb und worauf kommt es bei der Entscheidung an?
So vielfältig die Gastronomie, so vielfältig auch die verfügbaren Kassenlösungen. Welche Arten von Kassensystemen gibt es? Was sind die Unterschiede? Welche Lösung ist für welchen Betrieb geeignet? Darum geht es hier.
Was ist ein POS-System?
Zunächst einmal ist der Point of Sale (POS) der Ort der Transaktion: Ware gegen Geld. Der Ort, an dem bezahlt wird.
Dabei können Kund*innen entweder offline ihre Waren zur Kassen bringen oder online in einen Warenkorb legen und auf "Jetzt bezahlen" klicken.
Ein POS-System umfasst damit genauso die Hardware wie die Registrierkasse im Quartierladen so wie die Software im Webshop. Doch das sind nur die beiden Pole - denn längst gehen Hard- und Software ineinander, wie z.B. bei Ipad-Kassenlösungen in Restaurants.
Was sind die Unterschiede zwischen einer POS-Lösung und einer Registrierkasse?
Registrierkassen waren für mehr als ein Jahrhundert das Mass der Dinge für Verkauf und Zahlung. Heute klingeln die Kassen nicht mehr. Moderne POS-Systeme haben mechanische Kassen verdrängt.
Aus gutem Grund: Die meisten Registrierkassen können umfassend Daten speichern, noch den Warenbestand erfassen oder bei Preisänderungen automatisch aktualisiert werden.
Moderne POS-Lösungen umfassen alle grundlegenden Funktionen einer Registrierkasse und darüber hinaus viele weitere Features. Mit Touchscreens, Internetverbindung, cloud-basierter Speicherung, Umsatzverfolgung, Warenmanagement, elektronischer Zahlung und entsprechend grösserer Sicherheit dank lückenloser Nachverfolgbarkeit sind POS-Systeme die beste Option für den Einsatz in der Gastronomie.
Was für POS-Systeme gibt es?
Für nahezu jedes gastronomische Konzept gibt es ein geeignetes Kassensystem. So vielfältig die Gastronomie ist, so divers sind entsprechend dei Hardware und Software von POS-Systemen.
Die Bandbreite reicht von mobilen Geräte für den Service am Tisch bis zu grösseren bis Self-Service-Kiosken an denen der Gast Bestellung und Bezahlung alleine durchführt.
In diesem Artikel gehen wir auf die fünf wichtigsten Systemtypen ein. Wie unterscheiden und für welche gastronomischen Betriebe eignen sie sich? Welche Lösung kommen also eher für das kleine familiengeführte Café in Frage, und welche z.B. für die Systemgastronomie mit mehreren Betrieben.
Terminal / Touch-screen
Terminal sind für den Verkauf und Service an einem festen Ort gedacht, z.B. die Theke eines Cafés oder der Tresen einer Bar. Dabei handelt es sich in der Regel um fest installierte Touchscreen-Geräte mit intuitiver Software, die den Bestell- und Zahlungsvorgang beschleunigen. Es werden entweder Tablets oder Desktops verwendet, an die sowohl Lesegeräte für elektronische Zahlungen als auch Kassenschubladen für Barzahlungen montiert oder angeschlossen werden können.
Der Vorteil: Die Hardware muss nicht bewegt werden und entsprechend auch nicht handlich sein. Somit können also auch mehr oder grössere Geräte für jeden Bedarf angedockt werden, z. B. Grossbildschirme, Belegdrucker, Waagen.
Das Terminal kann auch als Center für mehrere mobile POS-Geräte verwendet werden, z. B. wenn Barzahlungen selten sind oder Bargeld nur an einem Ort aufbewahrt werden soll. Solche Terminals sind allerdings in der Regel teuer. Zu den Anschaffungs- oder Mietkosten für die Hardware kommen ja die monatlichen Kosten für die Software hinzu.
Terminals eignen sich folglich am besten für grössere Betriebe mit hohem Bestellaufkommen und Umsatz. Eine einfache Bedienung ist hier genauso wichtig wie die Übersicht über den Warenbestand bzw. die Verbindung mit dem Lager, CRM, Finanzbuchhaltung etc.
Anbieter sind z.B. Toast (eine Bewertung gibt es hier) oder Hypersoft mit seiner breiten Angebotspalette.
Mobile / Tablet
Mobile Kassenlösungen auf Handys oder Tablets ermöglichen die Bestellung und Zahlung an wechselnden Plätzen. Das können Tische in Restaurants sein oder die wechselnden Standorte von Food Trucks (wo zudem kaum Platz für grössere Terminals wäre). Die Kasse kommt zum Gast und nicht andersherum.
Entsprechend müssen mobile Kassenlösungen klein und handlich sein und über eine Funk- oder Internetverbindung verfügen, damit z.B. die Bezahlung von jedem Ort aus erfolgen kann und ggf. die Küche oder Bar über die Bestellung informiert wird.
Mobile POS-Lösungen sind für die Gäste bequemer, da der Bezahlvorgang direkt bei ihnen stattfindet, während alle Daten sicher in einem cloud-basierten Speicher abgelegt sind.
Sie eignen sich besonders für Full-Service-Restaurants mit Tischplan sowie für Betriebe mit wechselnden Standorten und Verkaufsplätzen wie Imbisswagen oder Schön-Wetter-Bars in Biergärten.
Grössere Betriebe mit viel Servicepersonal müssen allerdings mit hohen Investitionskosten rechnen. Zum einen muss eine hohe Anzahl der handlichen Kassenlösungen angeschafft werden. Zum anderen werden diese - anders als fixe Terminals - häufiger gestohlen oder beschädigt, z.B. wenn sie beim Umhertragen herunterfallen.
Hello Tess ist ein Anbieter von mobilen POS-Lösungen. Hypersoft bietet ebenfalls "mobile Terminals" für die Nutzung mit oder ohne fixe Terminals an.
Self-Service Kiosk
Ein Self-Service-Kiosk - auch Self-Order-Terminal genannt - ist eine feste Station, an der die Gäste ihre Bestellung aufgeben und bezahlen, meist bevor sie ihre Getränke oder Speisen abholen. Die persönliche Bedienung entfällt damit oder wird auf ein Minimum reduziert.
Selbstbedienungskioske spielen ihre Stärken vor allem in Betrieben aus, in denen das Angebot von den Gästen selbst zusammengestellt bzw. bei der Auswahl keine Beratung nötig ist (z.B. Burger, Soft Drinks).
Hier steht weniger das Erlebnis als vielmehr die schnelle Versorgung ohne Wartezeiten im Vordergrund. Am besten eignen sich die Self-Service-Terminals also für Fast-Food-Restaurants oder sehr grosse Betriebe wie Biergärten, die einen schnellen Umsatz anstreben sowie über all da, wo vorgefertigte Speisen & Getränke zur Abholung bereitstehen, das können auch Bistro und Cafes für die schnelle Verpflegung sein.
Selbstbedienungsterminals sind zwar weitaus kostspieliger als Desktop- oder Handheld-Alternativen. Bei einer begrenzten, einfachen Auswahl an Getränken und Speisen sparen sie jedoch dem Betrieb und den Gästen viel Zeit - dafür entfallen der Service bzw. die Besprechung von Sonderwünschen.
Neben vielen weiteren POS-Lösungen bietet Hypersoft einen Self-Service Kiosk (Self-Order Terminal) an.
POS-Apps
POS-Apps eignen sich hervorragend für neue oder kleinere Betriebe. Sie können auf verschiedene, bereits vorhandene Hardware heruntergeladen werden, z. B. ein Telefon oder ein Tablet.
Die Apps somit dort eingesetzt werden, wo sie auch benötigt werden. Zudem ist diese Lösung kostengünstig, schliesslich entfällt die Anschaffung von extra Hardware.
Dies bringt jedoch auch Nachteile mit sich, z.B. eine eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu professionellen Kassensystemen.
Die online-Apps bergen zudem höhere Sicherheitsrisiken, wenn die auch anderweitig genutzten Devices nicht entsprechend geschützt sind.
Für den Anfangszeit von Online-Verkauf und oder bei Neugründungen sind die Apps zu empfehlen. Sobald der Betrieb wächst und ausgebaut wird, sollten Gastronom*innen jedoch auf eine professionelle POS-Lösung mit mobilem oder fixem Terminal wechseln.
Square bietet z.B. eine Gratis-App für den Verkauf von Produkten und Services and. Eine Bewertung findest du hier.
Cloud-basiert
Wo ein stabiles Internet vorhanden ist, können cloud-basierte POS-Lösungen eingesetzt werden.
Besonders attraktiv sind solche Lösungen für Gastro-Unternehmen mit mehreren Standorten, da die Daten synchronisiert werden können. Zudem ist von jedem Ort ein Zugriff auf die Daten möglich, so dass das Management sich jederzeit über Umsätze, Bestände etc informieren kann.
Wenn es jedoch Probleme mit der Internetverbindung gibt, können Unternehmen nicht auf ihr POS-System zugreifen, sofern nicht wie bei Hypersoft das System vorübergehend auch cloud-unabhängig funktoniert. Für einen Zeitraum von bis zu 24 Stunden kann damit auch offline weitergearbeitet werden.
Lightspeed ist einer der Platzhirsche am Markt und bietet diverse cloud-basierte POS-Lösungen an. Hier findest du einen Review.
Auf was kommt es bei POS-System an?
Die POS Hardware muss zum Business passen
Der beste Self-Service-Kiosk nützt nichts, wenn die meisten Gäste beim Bestellen und Bezahlen weitere Informationen wünschen und mit dem Personal sprechen wollen.
Gastronom*innen sollten deshalb genau überlegen, wofür ihr Betrieb steht und was den Gästen wichtig ist. Wenn ein persönlicher Service gewünscht wird und zum Erlebnis gehört, dann ist eine (auch) mobile POS-Lösung die beste Wahl.
Sofern das Konzept jedoch mit einem einfachen Angebot und wenig Personal einen hohen Umsatz erzielen will, dann sind Self-Service-Kioske die richtige Wahl.
Freilich lassen sich verschiedene Hardware- und Software-Optionen zu einer "massgeschneiderten" POS-Lösung für ihren Betrieb kombinieren.
Funktionalität der Software
Die Software muss dem Bedarf des Betriebsablaufs entsprechen. Ein Imbisswagen benötigt keine digitalen Informationen aus der Küche über Allergien, die Reihenfolge oder Zeiten zwischen den Gängen oder eine Tischverwaltung.
In einem Restaurant mit gehobener Küche ist das anders. Hier muss alles auf den Punkt sein. Jeder Wunsch muss erfüllt werden. Die perfekte Abstimmung zwischen Service und Küche ist zentral, ebenso wie das Reservierungs- und Bezahlsystem.
Hier spielen also die Unterschiede in den Software-Optionen eine grosse Rolle bei der Entscheidungsfindung. Das hat zwar seinen Preis. Für den reibungslosen Ablauf, höchste Qualität und ein herausragendes Gästeerlebnis sind ein grosser Funktionsumfang und individuelle Anpassbarkeit jedoch unverzichtbar.
Integration zu anderen Systemen
Für reibungslose und automatisierte Arbeitsabläufe ist die Verbindung der POS-Lösung mit anderen Tools wie Reservierungs-, Gäste- und Tischverwaltungssystem nahezu zwingend.
Der nahtlose Datenfluss zwischen den Systemen reduziert den Arbeitsaufwand des Personals, die Wartezeit der Gäste und zudem Missverständnisse und Fehler in Küche und Service.
Beispielsweise kann das Personal bei einer Integration von POS und Reservierungs-/Gästeverwaltung aktuelle und frühere Bestellungen und sowie Vorlieben der Gäste einsehen. Der Service kann damit einen exzellenten, personalisierten Service im Interesse des Gastes bieten - Upselling inklusive. Beispiele dafür sind die Integrationen von Hypersoft und Lightspeed zum Gäste-Management-System aleno.
Die Wahl des richtigen POS System ist nicht einfach. Diese 6 Kriterien helfen dir jedoch dabei, eine engere Auswahl und schliesslich die beste Entscheidung zu treffen.
