Inhalt:
- Was ist Double Seating?
- Double Seating - ein alter Hut?
- Warum Double Seating?
- Wie informiert man die Gäste?
- Wie gross ist die Akzeptanz?
- Was, wenn Gäste nicht gehen wollen?
- Was muss das Reservierungssystem können?
- Alternativen zu Double Seating?
- Fazit - Double Seatings als Chance
Die Herausforderungen, vor denen Restaurants derzeit stehen, sind enorm. Massiv steigende Kosten und Personalmangel sind nur zwei der aktuellen Sorgenkinder im Hospitality-Bereich. Umso wichtiger ist es für Gastronomiebetriebe, Wege zu finden, um profitabel zu bleiben. Es geht darum, die Existenz zu sichern und Arbeitsplätze zu erhalten. Denn fast 60 Prozent der Gastrobetriebe fürchten bereits heute den Konkurs.
Das sogenannte Double Seating kann für viele Restaurants einen wichtigen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit leisten. Wir erklären, worum es dabei geht, worauf es ankommt und was es braucht, damit auch die Gäste mitspielen.
Was ist Double Seating?
Double Seating ist eine Methode, mit der Sitzplätze in Restaurants während den Hauptzeiten doppelt vergeben werden. Die Gäste werden dabei sozusagen in Schichten eingeteilt. Abends beginnt beispielsweise die erste um 18 Uhr, die zweite gegen 20:30 Uhr. Zwischen den beiden Schichten wird der Tisch abgeräumt und neu eingedeckt. Die Gäste der ersten Schicht müssen das Restaurant nach der gesetzten Maximalzeit nicht zwangsläufig verlassen, den Tisch hingegen schon, um nachfolgenden BesucherInnen Platz zu machen.
Oftmals werden Gäste, die länger bleiben wollen, dann in den Bar-Bereich gebeten, wenn ein solcher zur Verfügung steht. Gastronomiebetriebe können so ihre Auslastung in Spitzenzeiten deutlich steigern, da mehr Gäste untergebracht werden können. Das funktioniert, weil der Zeitraum der Hauptzeit erweitert wird. Statt dass alle Gäste zwischen 19 Uhr oder 19:30 Uhr ankommen, sind einige gehalten, früher zum Abendessen zu kommen und andere später. Um es in der Fussballsprache von Berti Vogts zu sagen: «Die Dichte an der Spitze wird breiter» 😃
Ist Double Seating nicht eigentlich ein alter Hut?
Double Seating ist in Amerika längst gang und gäbe. Auch in Europa wenden immer mehr Restaurants diese Methode an. Nicht erst seit Corona, sondern schon vorher.
Tatsächlich wird Mehrfachbelegung der Tische in den allermeisten Restaurants schon sehr sehr lange angewandt, auch wenn dabei nicht unbedingt von Double Seating gesprochen wird. Denn es gibt immer Gäste, die früher ins Restaurant kommen und nach dem Essen schon bald wieder gehen. Diese frei werdenden Tische stehen Walk-in-Gästen zur Verfügung. Doch dabei regiert das Zufallsprinzip. Das gewollte und organisierte Double Seating ist eine ganz andere Sache und will gut organisiert sein.
Warum setzen Restaurants auf Double Seating?
Zum einen ermöglicht es Gastronomiebetrieben, die Auslastung der Restaurants in Spitzenzeiten deutlich zu erhöhen. Bei entsprechender Planung ist es rein rechnerisch möglich, 100 % mehr Gäste zu bedienen und den Umsatz zu verdoppeln. Keinesfalls unrealistisch. So konnte beispielsweise das Ooki in Zürich seinen Umsatz mit der Kapazitätssteuerung um 74% steigern. So ist es auch in schwierigen Zeiten mit geringeren Margen möglich, gewinnbringend zu wirtschaften.
Zum anderen ist Double Seating eine Möglichkeit, dem Personal-Notstand in der Gastronomie entgegenzuwirken. Durch die Double Seatings kann das vorhandene Personal effektiver eingesetzt werden. Denn es gibt weniger Leerläufe. Und die Gäste? Sie haben die Möglichkeit, in einem gut besuchten Restaurant auch während Spitzenzeiten eher noch einen Tisch zu ergattern.
Wie informiert man Gäste über Double Seating und erklärt ihnen den Ablauf?
Einer der wichtigsten Punkte beim Double Seating ist die Kommunikation. Schliesslich müssen Gäste verstehen, wie Double Seating funktioniert. Das kann über die Restaurant-Website, über Social-Media-Kanäle oder persönlich am Telefon erfolgen. Die wichtigste Stelle aber ist und bleibt das Online-Reservierungstool.
Hier kann direkt bei der Reservierung klar kommuniziert werden, dass der Tisch nur bis zu einer gewissen Zeit verfügbar ist. Denn nur wenn die Gäste das verstehen und sich damit einverstanden erklären, kann das Konzept funktionieren. Netter Nebeneffekt der Verweildauerbegrenzung: Die Gäste kommen in aller Regel pünktlich.
Ein Beispiel dafür, wie Gäste über das Reservierungs-Widget informiert werden können, liefert das Restaurant «Chez Vrony» in Zermatt:
Wie gross ist die Akzeptanz für Double Seating?
GaultMillau hat Vrony Cotting-Julen als «Gastgeberin des Jahres» 2022 ausgezeichnet. Sie ist Hausherrin der Edel-Skihütte «Chez Vrony» aus unserem Beispiel oben. Bis zu 300 Gäste stürmen im «Zweischichten-Betrieb» die Traumterrasse mit Matterhorn-Sicht. Ein gutes Beispiel dafür, dass Double Seating Gäste keinesfalls vergrault.
«Da das Chez Vrony dies schon seit einigen Jahren so praktiziert, sind die Gäste sich dessen bewusst. Es wird auch bei der Buchung darauf hingewiesen, dass der Tisch zu einer gewissen Zeit wieder freigegeben werden muss», erklärt Samira Biner, Verantwortliche im Front Office des Chez Vrony, gegenüber aleno. Das komme den Gästen sogar entgegen: «Da wir mitten im Skigebiet sind und die Gäste dann auch gerne weiterfahren möchten (1. Service 12:00-13:50 Uhr) ist dies kein Problem. Der zweite Service (14:00-16:00 Uhr) ist dann eher für die 'Geniesser', welche frühstücken und anschliessend bis 14:00 Uhr Skifahren, bei uns etwas Essen und anschliessend nach Hause oder ins Après-ski gehen.»
Auf diese Weise bietet das beliebte Restaurant mehr Interessierten die Chance, einen der begehrten Plätze zu ergattern. Ein Win-Win also für Betreiberin UND Gäste.
Was, wenn die Gäste nicht zur vorgesehenen Zeit gehen wollen?
Gelegentlich kommt es vor, dass trotz aller Kommunikation sich das Essen bei den Gästen hinzieht. Wie reagiert man in diesem Fall? «Vor dem Wechsel zum 2. Service, merken wir bereits gegen 13:30 Uhr, dass zum Beispiel das Dessert noch nicht bestellt wurde und es etwas eng wird. Dann geht die Restaurationsfachfrau zu den Gästen und weist die Gäste freundlich darauf hin, dass der Tisch in 20 bis 30 Minuten wieder reserviert ist und sie ihn freigeben müssen», erläutert die «Chez Vrony»-Mitarbeiterin. Das Verständnis dafür sei gross, denn die BesucherInnen wissen um die Beliebtheit des Restaurants.
Und wenn die Gäste nach dem Essen einfach noch etwas länger bleiben wollen? «Wenn sie nur noch etwas am Trinken sind, können Sie je nach dem an die 'Bar' neben dem Restaurant.» So können Gäste noch gemütlich beieinander stehen oder sitzen und sind sogar froh um den kleinen Ortswechsel.
Welche Rolle spielt das Reservierungssystem beim Double Seating?
Die Software im Hintergrund ist entscheidend, um Double Seatings effizient und reibungslos umsetzen zu können. Das Reservierungssystem aleno erfüllt alle Voraussetzungen, Double Seatings reibungslos managen zu können. Diese sind:
1. Möglichkeit der variablen Kapazitätssteuerung
Es können beispielsweise 30-Minuten-Slots festgelegt werden. Für jede halbe Stunde kann festgelegt werden, wie viele Gäste in diesem Zeitabschnitt reservieren können. Also zum Beispiel zwischen 18:00 und 18:30 Uhr maximal 26 Gäste. Die Zeiteinheiten sind ein Balancier-Tool, um den Gästefluss zu steuern. Kommt es dabei auch mal zu Überbuchungen? «Nein, da wir in aleno die Tische zuteilen können, sehen wir genau wie viele Tische wir in welcher Schicht noch frei haben», so Biner. Ausserdem wird bei Online-Buchungen die Anzahl der buchbaren Sitzplätze sowie der Verweildauer im Hintergrund automatisch gecheckt.
2. Begrenzung der Verweildauer für Reservierungen
Ist die Verweildauer beliebig, sind Sitzplatzverfügbarkeiten für Online-Reservierungen erst dann wieder in Echtzeit sichtbar, wenn die Gäste ausgecheckt wurden. Das ist dann meistens nur noch für Walk-in-Gäste interessant. Wird im System aber bereits im Vorfeld festgelegt, wie lange die Gäste maximal den Tisch belegen, so sind die Plätze auch lange im voraus für die freie Zeit wieder reservierbar.
3. Integrierte Kommunikationsfunktion
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, die Gäste schon bei der Reservierung über die Bedingungen im Zusammenhang mit Double Seatings zu informieren und diese auch bestätigen zu lassen. Hierbei hilft es enorm, wenn die Kommunikation direkt aus dem Reservierungssystem heraus geschieht. So wird sichergestellt, dass Gäste, die eine Reservierung tätigen, auf allen relevanten Kanälen informiert werden.
Einerseits direkt bei der Reservierung im Widget auf der Website beziehungsweise auch bei Reservierungen über Google. Andererseits in der Reservierungsbestätigung per Email. Und auch in den Erinnerungsnachrichten, mit denen sichergestellt wird, dass Gäste kommen oder zumindest rechtzeitig absagen. So sind freiwerdende Tische wieder für erneute Online-Reservierungen verfügbar. Wichtig dabei ist, dass Gäste über die dafür vorgesehenen Links ihre Reservierung stornieren, so dass die Informationen direkt in Echtzeit im System vorliegen.
4. Gutes Extra: Vorbestellfunktion
Die Vorbestellfunktion ist nicht unbedingt erforderlich für Double Seating. Doch gerade in Hochfrequenz-Betrieben und auch beim Fine Dining können Vorbestellungen das Stress-Level deutlich reduzieren. Denn Küchen- und Service-Personal wissen schon im Vorfeld genau, was ihre Gäste wollen. So können Restaurant-MitarbeiterInnen besser planen, gezielter einkaufen und stressfrei die Menüs vorbereiten. Gäste auf der anderen Seite haben mehr Zeit für Genuss und Geselligkeit und müssen sich nicht erst durch die Menükarte arbeiten und auch nicht nach Bestellung lange warten. Trotz begrenzter Verweildauer ist also genügend Zeit für den entspannten Genuss vorhanden.
Übrigens: Wie du die Einstellungen optimal für deinen Betrieb anpassen kannst, erfährst du in unserem How-To für Double Seatings.
Welche Alternativen gibt es zu Double Seating?
Double Seating ist eine gute Möglichkeit, die Auslastung in der Gastronomie zu steigern und damit auch die Umsätze. Unterm Strich also die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Es gibt natürlich noch etliche andere Massnahmen, die dabei helfen, den Profit zu befördern. Zum Beispiel:
- die Verlängerung des Servicezeitraums durch die Erweiterung des Angebots um Brunch oder einem späten Abendessen;
- die Anpassung der Speisekarte, also zum Beispiel nur ein oder zwei Mittagsmenüs oder eine kleinere Abendkarte anzubieten;
- Take Away- oder Delivery-Service;
- dynamisches Pricing - das heisst, das zu weniger gefragten Zeiten niedrigere Preise gelten und der Gästestrom besser verteilt und neue, preissensitive Gäste gewonnen werden;
- Webshop zum Bestellen von eigenen Gewürzmischungen, Salatsaucen und Merchandising Produkten.
Fazit – Double Seatings als Chance für GastronomInnen
Double Seatings sind eine gute Möglichkeit, die Auslastung der Restaurants in Spitzenzeiten zu steigern. Sie sind vor allem für jene Gastronomiebetriebe eine Chance, die ein grosses Gästeaufkommen und trotzdem Leerlaufzeiten haben. Trotzdem: «Leicht zu verstehen ist dieses Prinzip für Schweizer und Deutsche, die traditionell eher mittelspät kommen und lange bleiben, wenn sie sich schon mal für einen Besuch im 'feinen Lokal' entschieden haben, zunächst nicht», so das Fazit der NZZ zu Double Seating.
Martina Hohenlohe, Chefredakteurin des Restaurantführers GaultMillau, ist aber überzeugt, dass sich das Modell mehr und mehr durchsetzt: «Es wäre von Vorteil, könnte man einen Tisch zwei oder gar drei Mal an Gäste vergeben. Mehr Gäste bedeuten schließlich mehr Umsatz und das ist in dieser Phase eine gute Strategie, um rentabel zu arbeiten», sagt sie gegenüber der Tageszeitung «Kurier» in Österreich.
Sie sieht auch einen klaren Vorteil für Gäste: «Es bietet sich dadurch auch die Möglichkeit für Laufkundschaft, ganz spontan einen Tisch zu ergattern.» Doch vor allem in Grossstädten und in der Gastronomie mit regelmäßig wechselndem Publikum ist Double Seating eine Chance.
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